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Horaires et gestion des temps

  • Introduction

    L'Université de Neuchâtel est doté d'un système informatisé de gestion des temps.

    La fiche d'heures est une application internet qui permet aux employé-e-s d'indiquer les heures de présences, absences et vacances. Elle permet une vision instantanée (pour le collaborateur-trice, son/sa supérieur-e et le bureau du personnel) des soldes des différents droits.

    Même si ce système est obligatoire pour le personnel administratif, technique et bibliothécaire (PATB) sur budget privé ou état, il peut également être utilisé pour l'ensemble du personnel de l'Université, car il permet un suivi au niveau des absences.

    La gestion des absences a des implications avec le droit au salaire et les assurances sociales (droits et devoirs des collaborateur-trice-s de l'Université). Cette notion est donc impérative pour l'ensemble du personnel de l'Université. Elle sert de base de données au bureau du personnel, afin d'y administrer les règles de gestion qui s'imposent.

    Dès lors, pour répondre aux besoins des différentes catégories de personnel que compte l'Université, la matrice ci-dessous fait état des profils d'utilisateurs existants. Ces profils sont activés par le bureau du personnel, lors de la création du compte utilisateur.

     

  • Champ d'application

    Le règlement des fonctionnaires (RDF) est la base légale pour la gestion des temps. L'article 5 du RDF indique que chaque fonctionnaire doit utiliser les moyens de contrôle mis à sa disposition. Pour le surplus, la gestion du temps de travail fait l'objet de la présente directive du bureau du personnel.

    La loi sur le statut de la fonction publique (LSt) renseigne sur les droits et devoirs du/de la collaborateur-trice.

    Le règlement général d'application de la loi sur le statut de la fonction publique (RSt) donne les dispositions d'organisation, ainsi que l'information relative à la conversion de la prime de fidelité en supplément de vacances.

    Le règlement concernant les traitements de la fonction publique (RTFP) spécifie les dispositions relatives au droit au traitement en cas d'empêchement de travailler.

    Lorsqu'une permanence est nécessaire pour le bon déroulement du service, une directive complémentaire validée par le bureau du personnel est éditée. Tout autre règlement non validé par le bureau du personnel, n'est pas reconnu pour la gestion des temps du personnel.

  • Explications sur la gestion linéaire

    Le principe de gestion des temps du personnel est linéaire. Le temps de présence d'une personne à temps partiel est calculé en fonction de son taux d'activité, en faisant abstraction des jours de présence du/de la titulaire.

    Par ce principe, une équité du temps de travail et de la répartition des jours fériés est garantie à l'ensemble du personnel, indépendamment du taux d'activité et de la répartition de l'horaire de travail. Cette pratique était déjà appliquée avec l'ancienne fiche Excel.

    Le tableau de référence indique les heures à effectuer en fonction du taux contractuel. Ces indications correspondent aux jours ouvrables du mois (déduction des jours fériés).

    Synthèse annuelle 2017

    calendrier 2017.jpg

    Le principe linéaire concerne essentiellement le personnel à temps partiel. En partant d’une base annuelle à temps complet, trois groupes de droits sont renseignés (provisionnés). Ils se répartissent de la manière suivante :
     
    Données selon calendrier 2017
     2017_jours vacances.jpg
     
    Sur cette base l’horaire linéaire est calculé de manière identique pour tous les jours de la semaine.
     
    Ce principe garantit une équité des temps envers tous les collaborateurs et permet d’établir annuellement les droits en jours et en heures. Cette conversion permet une meilleure interprétation des droits et des soldes.
    Ainsi une personne de 30 ans qui est employée à 25% a droit à :
     
    2017_exemple heures.jpg
     
    Il s’agit ici d’un horaire de référence qui détermine les droits et calcule les soldes du collaborateur. Si ce dernier a établi un horaire de travail non-linéaire (6 heures le mardi et 4 heures 15 minutes le vendredi), cela n’a aucune incidence. En finalité, une semaine de travail comporte toujours le même nombre d’heures.
     
    Par contre, lorsqu’une semaine est ponctuée d’un ou plusieurs jours fériés ou de diverses absences, il faut observer certaines règles afin d’être en adéquation avec le principe linéaire (voir la gestion des absences).

    Concrètement, sur l'année 2017, en fonction de votre horaire et de votre taux d'activité, vous serez en présence de différences que vous pourrez mieux comprendre à l'aide du fichier Situation 2015 partiel .

    Pour cela, il vous suffit de compléter votre taux d'activité et votre présence hebdomadaire. Le fichier calcul le solde résiduel mensuel.

  • Connexion

    L'URL pour se connecter au système est : https://portal.unine.ch/safe/loginfh.php

    L'identifiant et le mot de passe sont identiques à ceux de votre compte personnel. La connexion au système par internet signifie que vous pouvez également vous connecter depuis un ordinateur hors du réseau de l'Université (depuis son domicile par exemple).

     

    Le système vous propose par défaut le mois actuel ou le mois à valider. Vous pouvez changer cette information à l'aide de la liste déroulante et cliquer sur Saisie pour arriver au calendrier.

  • Gestion des présences

    L'insertion des heures de présences est faite par l'utilisateur-trice, qui indique son heure d'arrivée (début) et de départ (fin). Le système calcule automatiquement les heures effectuées, en heures et minutes.

    Une journée de travail est renseignée avec un bloc d'heures pour la matinée et une autre pour l'après-midi.

    Le respect de l'horaire de travail est vérifié lors de la validation des informations saisies. Si la pause de midi est inférieure à 30 minutes ou que l'horaire bloqué n'est pas respecté*, un message d'erreur apparaît.

    Exceptions : Certaines contraintes professionnelles peuvent parfois occasionner des pauses de midi raccourcies, voir, épisodiquement, la concession de celles-ci. Pour ces cas qui doivent demeurer exceptionnels, être en lien avec une obligation liée à l'activité et non pas pour une raison de convenance personnelle, il est possible de déroger à la règle des 30 minutes obligatoires. Pour bénéficier de cette dérogation, il est nécessaire de recevoir l'autorisation de son supérieur direct.

    Cas particuliers : Pour les cas particuliers d'aménagement du temps de travail, discutés et approuvés préalablement par le chef de service, merci de contacter notre bureau.

    A titre de rappel, le règlement des fonctionnaires (RDF) définit la référence usuelle pour la répartition du temps de travail hebdomadaire de 41 heures, soit à une durée journalière de 8 heures et 12 minutes.

    Chaque collaborateur fixe librement l'organisation de sa journée de travail dans une tranche horaire allant de 6:30 à 19:00. Toutefois, une pause minimale de 30 minutes doit être observée entre 11:00 et 14:30.

    Une présence est en principe obligatoire de 9:00 à 11:00 et de 14:30 à 16:00. Il s'agit de l'horaire bloqué.

    Une pause de 15 minutes ou "la pause cigarette", comprise dans le temps de travail, est accordée au collaborateur ou collaboratrice pour toute période de travail usuelle de quatre heures sans interruption. Un temps de travail usuel inférieur entraîne une réduction du temps de pause. Contrairement au repas de midi, la pause est prise exclusivement au sein de la communauté universitaire et durant les heures dite "bloquées".


    *Article 3 du règlement des fonctionnaires (RDF)

  • Gestion des absences

    Note interne : Gestion des temps - Absence et Absences

    Les absences ne sont pas prévisibles et donc pas "provisionnées". Elles viennent en déduction des heures de présences.

    En règle générale, les absences Visites médicales (rendez-vous chez le médecin ou le dentiste) sont à planifier en dehors des plages horaires bloquées, le cas échéant ils doivent être préalablement annoncés au supérieur direct.

    Dans tous les cas, la durée comptabilisée de la visite médicale et des présences n'excéderont pas le nombre quotidien d'heures attendues. Selon les circonstances et pour éviter les abus, le chef de service pourra demander au collaborateur qui multiplie les consultations fixées systématiquement durant les heures bloquées et ceci sans raison apparente, de rattraper tout ou partie du temps de travail relatif à ses absences. Par ailleurs, le collaborateur qui est à temps partiel, prendra ses rendez-vous sur son temps libre.

    Les absences Enfant malade se notent selon la même logique qu'une absence maladie. Dès lors, l'indication des heures doit correspondre aux heures initialement prévues, selon l'horaire de travail propre au collaborateur. Si la personne s'absente au cours de la journée (retour au domicile) pour s'occuper de son enfant malade, le cumul des heures de la journée ne doit pas générer des heures supplémentaires.

    Important

    Le ou la responsable de service ou son remplaçant décide pour chaque absence si celle-ci peut être comprise dans le temps de travail ou non. Il prend notamment en compte le taux d'activité du demandeur ou de la demanderesse ainsi que la périodicité de la demande. En cas d'acceptation, le nombre d'heures de travail figurant sur la fiche d'heures du jour ne doit pas générer des heures ou minutes positives et le motif de l'absence doit figurer sous "remarques". De plus, le demandeur ou la demanderesse comptera son temps de travail selon l'horaire bloqué en vigueur. Par exemple, début du travail après un rendez-vous chez le médecin à 9h30, le temps accordé sera de 30 minutes pour absence médecin.

  • Gestion des absences : garde d'un enfant malade

    (accordé selon l'art. 29 RSt)

    Depuis le 1er janvier 2008 et conformément à l'art. 29 RSt, le responsable du département pourra accordé un congé payé au parent concerné. Ce congé payé sera accordé le temps de trouver une solutions satisfaisante (maximum 3 jours). Si nécessaire, une prolongation de deux jours de congé - non payée - pourra être envisagée. Si elle/il le souhaite, l'employé-e peut rattraper la durée non payée du congé, l'imputer au compte des jours de compensation ou la prendre sur ses vacances.

    Dans le cas où le congé nécessaire dépasserait 5 jours, le recteur est compétent pour décider de la durée et de la nature (payée ou non) du congé.

    Par responsable du département, il faut entendre le chef du département auquel appartient le service ou le bureau concerné. Pour ce qui est du personnel académique, c'est le Bureau du personnel qui décide sur préavis de la directrice ou du directeur d'institut, voire de la doyenne ou du doyen.

    Enfin, et comme auparavant, si l'absence se prolonge au-delà de 3 jours, l'employé-e fournit sans délai et dans tous les cas un certificat médical justifiant la maladie de l'enfant.

  • Gestion des vacances

    Lorsqu'une personne prend un jour de vacances, elle doit indiquer s'il s'agit d'un jour ou d'un demi-jour. Le système comptabilise automatiquement le nombre d'heures selon l'horaire contractuel, qui est lié à son taux d'activité.

    Une personne à temps complet indique 8 heures et 12 minutes, une personne à temps partiel (25%) indique 2 heures et 02 minutes. Ce principe est indérogeable, quel que soit l'horaire de travail usuel. Sur cette pratique, il peut arriver qu'un bonus ou malus résulte en fin de mois. Toutefois, au niveau du décompte mensuel, le nombre de jours de vacances est correct.

    En cas de prise d'une semaine de vacances, même si le résultat final est identique, on observera la même logique. Ainsi une personne à 50% travaillant du lundi au mercredi midi indiquera 5 jours à 4 heures et 06 minutes et non deux jours à 8 heures et 12 minutes et un jour à 4 heures et 06 minutes.

    Cette pratique évite une mauvaise comptabilisation des jours de vacances en cas d'interruption par un jour férié ou de jours de vacances isolés.

    En cas d'absences prolongées, pour raisons médicales, le droit aux vacances est réduit (Art. 16  RDF). Le calcul de la réduction du droit aux vacances est effectué par le bureau du personnel, sur la base des informations contenues dans le système de gestion des temps et sur la base des certificats médicaux. Un courrier est adressé au/à la collaborateur-trice concerné-e, expliquant le détail de la réduction du droit aux vacances et les impacts légaux y relatifs.

  • Droit aux vacances

    Le droit annuel aux vacances est de :

    • jusqu'à l'âge de 20 ans : 30 jours ouvrables
    • de 20 ans à 50 ans : 25 jours ouvrables
    • de 50 à 60 ans : 30 jours ouvrables
    • dès 60 ans : 35 jours ouvrables
    • les apprentis ont droit à 30 jours ouvrables.

    Les fonctionnaires ont droit à 30 jours ouvrables de vacances si, avant d'avoir atteint l'âge de 50 ans, ils comptent 25 années complètes d'activité passées de manière ininterrompue au service de l'Etat, d'un établissement de l'Etat ou d'un établissement d'enseignement public en qualité autre que celle de stagiaire ou d'apprenti.

    En cas de changement de taux d'activité en cours d'année, il est nécessire d'adapter le nombre des jours de vacances, cette règle s'applique également aux personnes qui débutent leur activité en cours d'année.

  • Rapport mensuel

    A la fin du mois, l'utilisateur-trice valide son décompte d'heures détaillé. A ce stade, la personne responsable du contrôle des heures pour un service, département, institut ou autre effectue les vérifications nécessaires et établit le rapport mensuel. Ce récapitulatif fait une synthèse des temps en fonction de l'horaire de référence. Les soldes et écarts éventuels y sont mentionnés.

    En cas de désaccord, la personne responsable du contrôle des heures s'approchera du/de la collaborateur-trice pour lui demander de modifier les informations ou donner un complément d'information.

    Le ou la responsable transmet le rapport au bureau du personnel, dûment daté et signé, afin de valider les informations contenues dans le système.

  • Contacts et règlements
  • Validation mensuelle

    Pour accéder à la liste des feuilles d'heures (synthèse mensuelle), il faut passer par le bouton  Contrôle Feuille d'heures . Attention à bien sélectionner le mois désiré.

    La liste fait état de la situation des fiches personnelles, du mois sélectionné, avec un statut (état de la fiche personnelle) :

    • Un triangle : fiche non validée par l'utilisateur/trice
    • Un rond : fiche non utilisée par l'utilisateur/trice
    • Un carré : fiche validée par l'utilisateur/trice

    Lorsque l'ensemble des collaborateurs/trices ont validée leur fiche, il faut imprimer et signer la fiche récapitulative au bureau du personnel.

    Télécharger la procédure

Information

Nous invitons les collaborateurs à utiliser cette application au moyen du lien suivant :

 
 
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