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Engagement / Mutation

Nouveaux contrats

Pour l'engagement du personnel académique, il faut utiliser le formulaire de demande d'engagement.

Les cahiers des charges suivants sont à disposition :

La procédure d'engagement du personnel académique Etat doit comprendre :

  • un formulaire de demande d'engagement
  • une fiche de renseignements de l'employé-e
  • une copie du permis de séjour (personnes étrangères)
  • une demande d'allocations familiales (si nécessaire)
  • une demande d'allocations complémentaires (si nécessaire)
  • un cahier des charges

Il est strictement interdit de faire des demandes d'engagements rétroactives. Toute demande de transformation de poste, de même que tout engagement ou renouvellement, doit parvenir au Bureau du personnel au plus tard un mois avant le début de l'entrée en fonction du/de la collaborateur/trice.

Il est strictement interdit d'employer une personne au sein de l'Université, sans que celle-ci ne soit en possession d'un arrêté de nomination ou d'un contrat de travail de droit privé financé par le budget Etat, signé par toutes les parties concernées.

Vous trouverez les indications concernant les règlements et directives, sur le site des affaires juridiques.

Toute demande d'engagement (poste vacant ou nouveau poste) doit faire l'objet d'une demande écrite adressée par la voie de service au recteur.

A réception de la demande d'engagement et suite à la validation, le bureau du personnel entame la procédure de recrutement. Une fois le processus terminé, il prépare un engagement à titre provisoire signé par le responsable du Bureau du personnel et le/la collaborateur/trice.

Tout le personnel administratif, technique et bibliothécaire est engagé :

En statut provisoire :

  • Durant une période de 24 mois (le traitement initial n'est pas modifié durant l'engagement provisoire).
  • Le Bureau du personnel remet un formulaire au responsable pour faire la demande de nomination.

Nomination :

  • Dans des situations particulières (changement de supérieur/e hiérarchique et/ou de cahier des charges, etc.) la période probatoire peut être abrégée ou supprimée, lorsque l'autorité de nomination estime qu'elle ne se justifie pas.
  • Lors de la nomination, le traitement initial n'est plus augmenté de deux échelons et cela depuis le 1er janvier 2017.

Cahier des charges :

Veuillez télécharger le formulaire de cahier des charges, le compléter et le transmettre au Bureau du personnel.

Rappel des règles générales

Pour tout nouvel engagement avec un contrat de travail de droit privé :

  1. A chaque nouvel engagement, nous vous suggérons de toujours télécharger les contrats de travail de droit privé du site internet du Bureau du personnel.
  2. Il est strictement interdit d'effectuer des contrats avec une entrée en fonction rétroactive. Tout contrat rétroactif est renvoyé non-ratifié pour correction de la date d'entrée en fonction.
  3. Les contrats de droit privé doivent parvenir au bureau du personnel au minimum un mois avant l'entrée en fonction de l'employé, sinon le contrat ne sera pas ratifié et renvoyé pour correction de la date d'entrée en fonction.
  4. Le contrat doit être daté et signé par le responsable du fonds de tiers et par l'employé avant d'être renvoyé au bureau du personnel.
  5. Les contrats doivent être envoyés avec la fiche de renseignement de l'employé, dûment remplie.
  6. Il n'est pas autorisé de faire des contrats de droit privé avec une durée déterminée de plus de 6 mois. Si vous avez un projet avec une date de validité, par exemple jusqu'au 31 décembre 2010, il faut cocher la case "durée indéterminée" (art. 3) et ajouter dans la clause particulière (art. 13) :"Ce contrat porte effet au maximum jusqu'au 31 décembre 2010).
  7. Le salaire indiqué sous la rubrique art. 4 doit être au prorata du taux d'activité du collaborateur. Exemple : pour un salaire de CHF 100'000 annuel à 100%, si le salarié travaille à 75% il faut indiquer  le montant annuel au prorata du taux d'activité de 75%. Le salaire indiqué dans le contrat de travail sera donc de CHF 75'000.
  8. L'octroi d'une allocation complémentaire pour enfant par le FNS ne se fait que si vous en avez fait la demande spéciale au préalable. Dans ce cas, il faut remplir l'art. correspondant à l'octroi de l'allocation complémentaire.

Pour tout engagement il est nécessaire de fournir au Bureau du personnel :

Le règlement concernant le personnel engagé par contrat de travail de droit privé financé par des fonds de tiers est utilisé pour la validation dudit contrat.

A réception du contrat, le Bureau du personnel vérifie :

  1. la bonne application des barèmes (à +/-20%)
  2. le cumul des activités au sein de l'Université (ne dépasse pas 100%)
  3. la conformité des données du futur collaborateur

Si le présent contrat ne répond pas aux conditions du règlement susmentionné, le responsable du fonds de tiers sera contacté. Le bureau des fonds de tiers procèdera alors aux vérifications budgétaires ad hoc. A la fin de la procédure de vérification, le responsable du Bureau du personnel valide l'engagement. Le Bureau du personnel retourne un exemplaire signé au collaborateur et une copie au responsable du fonds de tiers.

L'affiliation à la caisse de pensions se fait par le Bureau du personnel.

Mise au concours pour l'engagement du personnel administratif

Pour la publication d'une mise au concours, il est nécessaire de suivre la procédure allant de l'établissement de l'annonce à la sélection du candidat et son engagement.

Modifications de contrat

Pour toute demande de modification des conditions d'engagement du personnel académique, il est nécessaire de nous transmettre une demande écrite. Nous vous remercions de nous retourner le formulaire "Avenant / fiche de mutation".

Sur la base de votre demande (qui devra être contresignée par l'intéressé en cas de diminution de salaire ou de taux d'activité), le bureau du personnel, sur validation de l'autorité de nomination, établira un nouvel arrêté de nomination.

Suite à la décision du rectorat du 12 mai 2005, les seules transformations de poste (supérieure à 6 mois) admises sans autorisation sont celle de la fonction de chargé de cours (CC) en chargé d'enseignement (CE). Pour les occupations temporaires (au maximum pour 6 mois), nous vous remercions de vous référer à la lettre du 19 mai 2005 de M. Daniel Haag (ancien vice-recteur) et M. Stéphane Duina (ancien directeur administratif).

Après 24 mois d'activité

Le Bureau du personnel propose au responsable la nomination du/de la collaborateur/trice. Cette démarche est entreprise automatiquement par le Bureau du personnel, par le biais d'un formulaire.

Nomination :

  • Dans des situations particulières (changement de supérieur/e hiérarchique et/ou de cahier des charges, etc.) la période probatoire peut être abrégée ou supprimée, lorsque l'autorité de nomination estime qu'elle ne se justifie pas.
  • Lors de la nomination, le traitement initial n'est plus augmenté de deux échelons et cela depuis le 1er janvier 2017.

Augmentation annuelle :

  • Le rectorat décide chaque année de l’évolution de la masse salariale dans le cadre de l’établissement du budget de l’UniNE.

Pour toute demande de modification de contrat (augmentation ou diminution du taux d'activité) la demande doit être faite auprès du responsable, à l'aide du formulaire de "Avenant/fiche de mutation". Votre demande sera ensuite visée par votre responsable et transmise à notre service.

Pour toute modification de contrat, nous vous remercions de nous remettre le formulaire "Avenant/fiche de mutation".

Fin d'activité

Si vous ne désirez pas renouveler le mandat de votre personnel académique, au terme de l'engagement (mentionné sur l'arrêté de nomination) vous devez en faire part au Bureau du personnel, afin que nous puissions préparer les lettres (qui doivent être signées par l'autorité de nomination).

La lettre signée par l'autorité de nomination doit parvenir :

  • 2 mois avant l'échéance de la nomination, pour l'assistant/e ou le chargé/e d'enseignement
  • 6 mois avant l'échéance de la nomination, pour le maître-assistant/e ou le chargé/e de cours

De ce fait, nous vous remercions de bien vouloir nous transmettre les indications nécessaires, 1 mois avant les échéances susmentionnées, afin que nous puissions donner l'information dans les délais légaux.

En statut provisoire :

Chaque partie peut signifier son congé à l'autre moyennant un averstissement donné par écrit au moins deux mois à l'avance pour la fin d'un mois.

Nomination :

En cas de démission ou de départ anticipé à la retraite, les titulaires de fonctions publiques avertissent par écrit l'autorité qui les a nommés trois mois à l'avance pour la fin d'un mois.

Les titulaires de fonctions publiques sont mis d'office à la retraite à la fin du mois au cours duquel ils atteignent l'âge fixé par la loi fédérale sur l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS).

L'âge de la retraite est à

  • 65 ans pour les hommes
  • 64 ans pour les femmes

Pour autant que la situation du marché de l'emploi ne s'y oppose pas, selon l'appréciation du recteur (autorité de nomination), et dans la mesure où elles font ajourner le versement de leur rente de vieillesse, les femmes sont admises à poursuivre leur activité jusqu'à la fin du mois au cours duquel elles atteignent l'âge de 65 ans.

Le Bureau du personnel effectue les démarches nécessaires auprès de la caisse de pensions. Pour la caisse de compensation (http://www.avs-ai.info) vous devez effectuer les démarches personnellement, environ trois à quatre mois avant la naissance du droit à la rente.

Le contrat de travail de durée indéterminée

Les délais légaux s'appliquent si rien n'a été prévu par écrit à ce sujet par contrat individuel. Les délais légaux sont les suivants:

  • après le temps d'essai et jusqu'à la fin de la 1ère année de service (soit la fin du 12ème mois suivant l'entrée en service): un mois pour la fin d'un mois
  • de la 2ème à la 9ème année de service (y compris): deux mois pour la fin d'un mois
  • dès la 10ème année de service (y compris): trois mois pour la fin d'un mois. CO 335c/1.

Le moment qui détermine la durée du délai de congé est celui où le congé est reçu et non celui où le contrat prend fin.

Le contrat de travail de durée déterminée

Le contrat de travail de durée déterminée prend fin à l'expiration du temps prévu sans qu'il soit nécessaire de donner le congé, sauf accord contraire. CO 334/1.

Si, après l'expiration de la période convenue, le contrat de durée déterminée est reconduit tacitement, il est réputé continuer pour une durée indéterminée. CO 334/2.

Certificat de travail

Confirmée par l'article 362 CO, l'obligation de délivrer un certificat de travail revêt un caractère impératif. Pour le travail, il s'agit d'un droit absolu qui ne souffre d'aucune exception ni condition, pas plus liée à la nature qu'à la forme de la relation de travail (emploi subalterne, à temps partiel, de courte durée,...).