Pour bien commencer l’année, il est utile de réfléchir à votre organisation numérique. Cet article présente des façons simples de stocker, organiser et nommer vos fichiers afin d’y accéder depuis n’importe quel appareil, à tout moment et de manière simple.

Où enregistrer vos fichiers ? Cloud vs. disque local

Avant de parler d’organisation de dossiers, commencez par choisir où vous allez stocker vos fichiers.

Pourquoi éviter le “tout sur l’ordi” ?

·         Sécurité. Un disque peut tomber en panne, être volé ou infecté par un virus. Si vous préférez malgré tout stocker en local, mettez en place une sauvegarde automatique quotidienne : soit vers un disque externe, soit vers une solution de sauvegarde cloud. Voir ci-dessous pour la solution disponible à l’UniNE*.

·         Accessibilité. Vous voulez pouvoir ouvrir vos documents depuis n’importe quel appareil (portable, ordinateur emprunté, smartphone, tablette). Il est parfois peu pratique si tout est sur le disque de votre ordinateur et vous n’avez pas accès à celui-ci ou vous voulez utiliser un autre appareil pour pouvoir utiliser d’autres fonctionnalités, etc.

*SwitchDrive : Le service Cloud disponible à l’UniNE

« SWITCHdrive est un service cloud qui vous permet de synchroniser des fichiers et des dossiers sur plusieurs appareils et de partager facilement des données avec d'autres utilisateurs. » (traduit de la page « Questions fréquentes » de Switch). Tous les membres de l’UniNE peuvent avoir 100 KB de stockage sur le SWITCHdrive.

è Pour s’inscrire sur le SWITCHdrive il faut avoir crée son compte SWITCH edu-ID :

è Avec le SWITCH edu-ID vous pouvez vous inscrire sur SWITCHdrive

Suivez les étapes sur la page suivante (en anglais) : https://help.switch.ch/drive/how-to-register-switchdrive/

Comment organiser ses fichiers ?

Avoir un système d’organisation est indispensable. Les fichiers s’accumulent vite et si on n’a pas de système, on perd du temps à les retrouver. Il est important d’y réfléchir et de trouver une structure cohérente qui facilite la navigation.

Un système minimal à 3-4 niveaux :

·         Semestre. Créez un dossier pour chaque semestre, par exemple SA 2025 (semestre d’automne)

·         Cours. Dans le dossier du semestre, créez un dossier par enseignement.

·         Semaine ou thème. Deux options, choisissez celle qui vous ressemble le plus :

o   Par semaines : S01, S02, … (souvent aligné avec l’organisation de vos enseignant-e-s sur Moodle).

o   Par thèmes : Lectures, Travaux, Lectures obligatoires, etc. Préfixez avec des numéro pour garder l’ordre : 1, 2, 3… (sinon ils seront par ordre alphabétique).

·         Travaux. Créez aussi un ou plusieurs sous-dossiers par cours pour les différents travaux à rendre et/ou projets.

Nommer ses fichiers de manière logique

Définissez une convention simple pour nommer vos fichiers et appliquez-la du début à la fin : c’est un geste simple qui rapporte beaucoup. Vous allez facilement retrouver ce que vous cherchez en quelques clics.

Que mettre dans le nom ?

·         Le nom du cours (abréviation)

·         Type de document : notes, résumé d’article, slides, devoir, projet, etc

·         Date, par exemple 20250912 (YYMMJJ)

Exemple : EcoAppl_notes_Semaine1_20250912.docx

è Travaux à rendre : Pour les travaux à rendre, incluez votre nom en premier pour faciliter le classement pour l’enseignant-e.

Exemple : FENLEY_Marika_EcoAppl_Devoir1_20250912.docx

Bibliographie

Hodge, A., Stanford University Libraries. Data best practices and case studies. Site web consulté le 13 septembre 2025 à: https://guides.library.stanford.edu/data-best-practices 

*SWITCH, Questions fréquentes. Consulté le 13 septembre 2025 à : https://help.switch.ch/drive/faq/ 

University of California, Merced, Library. File and Folder Organization - long draft. Site web consulté le 13 septembre 2025 à: https://library.ucmerced.edu/node/66751 

University of California, Davis Library. File Naming Conventions. Site web consulté le 13 septembre 2025 à: https://guides.library.ucdavis.edu/data-management/file-naming 

University of Edinburgh, Naming conventions. Consulté le 13 septembre 2025 à : https://data-protection.ed.ac.uk/records-management/practical-guidance/naming-conventions 

Wiki du SITEL, UniNE. Page d’accueil. Consulté le 13 septembre 2025 à : https://mydoc.unine.ch/