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Messagerie

 

Tous les étudiants et les collaborateurs disposent d'une boîte aux lettres et d'une adresse de messagerie du type : prenom.nom@unine.ch

La boîte aux lettres a un espace limité à 5GB.
La taille maximale d'un message est limitée à 20 MB.

 

Remarque importante : Si vous quittez l'UniNE, les données contenues dans votre boîte aux lettres ainsi que votre adresse de messagerie seront supprimées. De même, si vous avez activé la redirection vers une adresse externe, celle-ci ne sera plus opérationnelle.

Configuration des clients de messagerie

Les documents à télécharger dans le volet de droite donnent les informations nécessaires pour la configuration des clients de messagerie principaux.
Pour les informations complémentaires, vous pouvez consulter les données ci-dessous.

Les accès à sa boîte aux lettres selon le périphérique utilisé

Avec un navigateur Internet (IE, Chrome, Safari, etc...)
Il faut se connecter via le navigateur à l'adresse : https://webmail.unine.ch
Depuis un PC avec Windows
Outlook est le programme recommandé.
Depuis un Macintosh
Le client MAIL est le programme recommandé.
Depuis un poste LINUX
Un client de messagerie utilisant le protocole IMAP est recommandé.
Avec un mobile ou une tablette
Le client de messagerie intégré aux mobiles ou tablettes permettent un accès à votre messagerie via le protocole ACTIVESYNC. Il est aussi possible d’utiliser les protocoles IMAP ou POP.

Les protocoles supportés

Le protocole Exchange ACTIVESYNC
Exchange ActiveSync est un protocole de synchronisation Microsoft Exchange optimisé pour fonctionner avec des réseaux à faible bande passante. Le protocole permet à des téléphones mobiles d’accéder aux informations d’une organisation sur un serveur exécutant Microsoft Exchange. Exchange ActiveSync permet aux utilisateurs de téléphones mobiles d’accéder à leurs messages électroniques, calendrier, contacts et tâches et de continuer à avoir accès à ces informations lorsqu’ils travaillent hors connexion

Clients de messagerie de type IMAP
Le protocole IMAP permet de consulter sa boîte de messagerie en conservant les emails sur le serveur. Ils sont donc accessibles depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet ou via le Webmail. Vos messages sont ainsi accessibles depuis plusieurs endroits. L’inconvénient est qu’il faut être connecté à Internet pour les consulter. Néanmoins, certains logiciels de messagerie permettent d'afficher la boite de messagerie même sans connexion.

Clients de messagerie de type POP
L'usage du protocole POP est déconseillé. Les emails sont enlevés du serveur et envoyés sur l'ordinateur. Ceux-ci n'apparaissent plus dans le Webmail sauf si vous décidez d’en garder une copie. Il vous faudra alors gérer l’augmentation du nombre de mails conservés sur le serveur. Sans cela, les messages peuvent saturer votre boite aux lettres. De plus, si vous ne conservez pas les messages sur le serveur, c’est à vous de les sauver.

Annuaire LDAP
Il est possible de connecter le client de messagerie avec l'annuaire de l'UniNE. Ceci permet d’accéder à la liste des collaborateurs ou des étudiants et d’obtenir ainsi l’adresse mail, le numéro de téléphone ou certaines informations administratives.
Il peut être nécessaire d’activer la connexion VPN si vous vous trouvez hors de l’UniNE.

Paramètres standards pour les autres clients

Paramètres IMAP Choix
nom du serveur entrant IMAP imap.unine.ch
port IMAP 993
SSL SSL/TLS
authentification Mot de passe de base ou normal
nom d'utilisateur Votre nom d'utilisateur de l'UniNE
mot de passe Votre mot de passe de l'UniNE

 

Paramètres POP Choix
nom du serveur entrant POP pop.unine.ch
port POP 995
SSL SSL/TLS
authentification Mot de passe de base ou normal
nom d'utilisateur Votre nom d'utilisateur de l'UniNE
mot de passe Votre mot de passe de l'UniNE

 

Lors de l'utilisation d'un client de messagerie type IMAP, POP, SMTP, il faut impérativement utiliser le serveur d'envoi (SMTP) webmail.unine.ch, car les messages en provenance d'adresses @unine.ch doivent obligatoirement provenir des serveurs UniNE.

Paramètres SMTP Choix
nom du serveur sortant SMTP smtp.unine.ch
port SMTP 587
SSL STARTTLS
authentification Mot de passe de base ou normal
nom d'utilisateur Votre nom d'utilisateur de l'UniNE
mot de passe Votre mot de passe de l'UniNE

 

Paramètres LDAP Choix
nom du serveur LDAP ldap.unine.ch
port LDAP 389
base DN ou=Personnes, dc=unine, dc=ch
bind DN Votre nom d'utilisateur de l'UniNE
mot de passe Votre mot de passe de l'UniNE

 

La solution Cisco Ironport Email Security est utilisée pour combattre les messages non sollicités (spams) et les messages comportant un contenu dangereux (virus, malwares).

La quarantaine

Lorsqu'un spam est détecté, il n'est pas délivré dans la boîte aux lettres du destinataire de l'UniNE, mais mis en quarantaine dans une zone hors de sa boîte aux lettres et de son quota.

La quarantaine peut être accédée à tout moment pour contrôler qu'un mail attendu n'a pas été mis en quarantaine inopinément. L'accès à la quarantaine se fait via une interface web à l'adresse https://quarantaine.unine.ch . Le nom d'utilisateur et mot de passe de l'UniNE sont requis.

L'utilisateur reçoit automatiquement toutes les nuit un rapport lui présentant les messages mis en quarantaine durant le jour écoulé. Le sujet de ce message est "Notification de la quarantaine spam UniNE"

Les messages sont conservés 14 jours dans la quarantaine puis supprimés.

La documentation d'utilisation de la quarantaine peut être consultée à l'adresse suivante: https://quarantaine.unine.ch/help/enduser_help

Message avec contenu dangereux

Les messages qui contiennent des contenus déterminés comme dangereux ne sont pas délivrés à l'utilisateur. Selon le cas, le message est soit délivré sans son contenu dangereux, soit mis dans une quarantaine spéciale seulement accessible par les administrateurs et seule une notification est envoyée au destinataire dans ce cas.

Il est possible de rediriger automatiquement tous les messages de l'Université vers une adresse externe.

Pour activer ou désactiver la redirection, suivre la procédure documentée.

Le transfert des messages de la messagerie de l'UniNE vers un compte de messagerie externe, par exemple pour une personne qui quitte l'UniNE, est possible mais très dépendant du service de messagerie externe. Quelques exemples courants sont données ci-dessous.

La méthode de transfert de messages la plus performante et complète nécessite d'utiliser un client de messagerie tel que Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail, etc... et donc l'installation d'un logiciel sur un PC. Seulement quelques webmail permettent de transférer des messages d'une autre messagerie, par contre pratiquement tous permettent l'utilisation d'un client de messagerie pour s'y connecter. Il faut donc utiliser un client de messagerie au moins une fois pour déplacer les messages entre 2 services de messagerie.

Transfert avec fichier d'archive depuis Outlook

Outlook offre la possibilité de stocker des mails sous forme d'archive. On peut donc archiver ses messages depuis un PC de l'UniNE sous forme d'un fichier et le transférer sur un autre PC sur lequel Outlook est aussi installé (Outlook Express n'offre pas cette fonction). Tous les dossiers peuvent être transférés, y compris calendrier, contacts et tâches; c'est donc la méthode préconisée pour transférer l'ensemble de ses données de l'UniNE.

Pour exporter ses messages de l'UniNE depuis Outlook:

  1. Choisissez le menu Fichier > Importer et exporter
  2. Sélectionnez Exporter des données vers un fichier, pressez Suivant
  3. Sélectionnez Fichier de dossiers personnels (.pst), pressez Suivant
  4. Pour exporter tous les dossiers de votre compte, sélectionner le compte de messagerie (Nom Prénom) et cochez l'option Inclure les sous-dossier
  5. Enregistrez le fichier à l'endroit de votre choix, pressez Terminer puis OK

Pour importer les messages d'un fichier d'archive:

  1. Choisissez le menu Fichier > Importer et exporter
  2. Sélectionnez Importer à partir d'un autre programme ou fichier, pressez Suivant
  3. Sélectionnez Fichier de dossiers personnels (.pst), pressez Suivant
  4. Sélectionnez le fichier pst à importer, pressez Suivant
  5. Pressez Terminer et les messages sont importés dans la nouvelle boîte aux lettres choisie.

Transfert avec un client de messagerie (Thunderbird, GMail, Apple Mail...)

Il est possible de se connecter simultanément à plusieurs services  de messagerie depuis un client de messagerie. Il faut donc se connecter au serveur de messagerie de l'UniNE en plus de la connexion à son serveur de messagerie externe. Il est conseillé de choisir la méthode IMAP pour pouvoir accéder à l'ensembre des dossiers de l'UniNE. Il est ensuite facile de déplacer des dossiers ou messages depuis un compte à l'autre puisque les 2 comptes sont visibles depuis le client de messagerie. A la fin du transfert, il faut effacer le compte de l'UniNE dans le client de messagerie.

De nombreuses données sont stockées dans les smartphones, certaines sont probablement sensibles.

Tout smartphone (iPhone, iPad, Windows, Android,....) synchronisé avec les serveurs Exchange de l'UniNE peut être effacé à distance lors de vol ou perte de l'appareil.

Le mode d'emploi ci-contre explique comment effacer toutes les données d'un smartphone à distance.

Lorsque des fichiers sont trop volumineux pour être envoyés par e-mail, une solution est de recourir à SWITCHfilesender. Le service passe par le SWITCH Cloud protégé et gratuit. Les données sont stockées en Suisse durant maximum 20 jours. Des fichiers jusqu'à max.50 Go peuvent être envoyés par ce service.

La connexion au service SWITCHfilesender nécessite de s'authentifer avec le nom d'utilisateur et mot de passe de l'UniNE.

Il est possible à une personne externe à l'UniNE d'utiliser ce service en lui envoyant un bon pour une utilisation unique de SWITCHfilesender. Un bon est valable 20 jours au maximum et permet d'envoyer un fichier.

Connexion à SWITCHfilesender : https://filesender.switch.ch

 

 

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