Le but de cette page est de donner quelques informations sur les principes de l’archivage institutionnel en vigueur à l’Université de Neuchâtel.

L’archivage institutionnel est une obligation légale pour l’UniNE en vertu de La loi sur l'archivage, son règlement d’exécution et la convention sur la protection des données et la transparence (CPDT-JUNE).

L’archivage institutionnel UniNE comprend deux volets :

1. La réalisation d’un plan d’archivage ;
2. La prise en charge et l’archivage des documents produits par l’Université dans le cadre de son activité courante.

Principe de base

Seuls les archivistes de l’Etat de Neuchâtel sont habilités à déterminer ce qui peut être éliminé et ce qui doit être versé aux Archives de l’Etat. Les membres de la communauté UniNE ne peuvent pas de leur propre initiative décider de jeter des documents administratifs de l’UniNE. S’ils souhaitent se débarrasser de certains documents, par manque de place ou autre, ils doivent contacter le préposé à l’archivage UniNE (Service information scientifique et bibliothèques) qui fera venir les archivistes de l’Etat pour qu’ils effectuent le tri entre ce qui est éliminé (90%) et ce qui est versé aux Archives (10%). Le même principe s’applique aux documents imprimés et aux documents numériques. Seul l’original doit être conservé. Celui-ci peut être numérique ou imprimé.

Quelques durées d’utilité administrative

Règle générale :                                                                       10 ans

Quelques exceptions :

PV de conseils de faculté, des professeurs, d’institut, etc. :    20 ans

Dossiers d’étudiants / diplômés :                                             30 ans

Examens :                                                                                   1 an

Pour le reste et en attendant la complétion du plan d’archivage UniNE, se référer au calendrier de conservation de l’UniL (colonne de droite).

Documents corbeille

Les seuls documents qui peuvent être éliminés directement sont les documents appelés documents corbeille.

1. Documents reçus pour information (publications non éditées par l'entité, circulaires reçues pour information, publicité, …)
2. Documents de travail dont la version finale est disponible (brouillons, notes personnelles, …)
3. Documents d'accompagnement inutiles à la compréhension d'un dossier (lettres d'accompagnement, formulaires vierges, …)
4. Documents en plusieurs exemplaires (n'en conserver qu'un seul)

Tous les autres documents doivent être proposés aux archivistes de l’Etat pour tri avant toute action définitive (élimination ou archivage).

Laurent Gobat
Chef de service
Information scientifique et bibliothèques
Université de Neuchâtel
Rue Emile-Argand 11
CH-2000 Neuchâtel
Tél. +41 32 718 20 73

laurent.gobat@unine.ch

www.unine.ch/bibliotheque