Il trattamento delle informazioni che arrivano al CSCF si svolge a tappe la cui sequenza è invariata, qualunque sia il mezzo adottato per l'invio (cartaceo o elettronico).

• Invio di una ricevuta di recapito al mittente. Nel caso di non-risposta contattate il CSCF, un problema di trasmissione può capitare!
• Codifica e digitalizzazione (dati forniti su carta) o immissione (dati forniti su supporto informatico) delle informazioni ricevute.
• Controllo della coerenza dei dati digitalizzati o immessi; questo controllo automatizzato, serve essenzialmente a scoprire gli errori di trascrizione delle coordinate o della codifica di numerosi campi che identificano la specie o la fonte dell'informazione.
• Controllo della validità scientifica delle informazioni da parte di specialisti interpellati; in caso di dubbio (per esempio specie di difficile determinazione o osservate al di fuori del normale areale) si richiede all'osservatore una conferma dell'informazione; se l' osservazione non può essere confermata, il dato viene rifiutato.
• Su richiesta dell'informatore, avviene una estrazione e rinvio delle osservazioni fornite in formato elettronico (documento Excel o BD Access).