Le traitement des informations qui parviennent au CSCF est effectué par étapes dont la séquence est respectée quel que soit le mode de transmission adopté (poste ou courriel) :

• Envoi d'un accusé réception à l'expéditeur. En cas de non réponse veuillez contacter le CSCF, un problème de transmission des données a pu survenir !
• Encodage et saisie (données fournies sur papier) ou chargement (données fournies sur support informatique) des informations reçues.
• Contrôle de cohérence des données saisies ou chargées ; ce contrôle, automatisé, vise essentiellement à détecter les fautes de report des coordonnées ou d'encodage des nombreux champs identifiant l'espèce ou la source de l'information.
• Contrôle de validité scientifique des informations par spécialistes interposés; en cas de doute (espèce difficile à déterminer ou observée hors de son domaine normal par ex.) une confirmation de l'information concernée est demandée à l'observateur; si aucune confirmation ne peut être apportée la donnée est rejetée.
• A la demande de l'informateur, extraction et renvoi des observations fournies sur support informatique (fichier excel ou BdD access).