Alle Informationen, die ins SZKF gelangen, durchlaufen die selben Arbeitsschritte - egal über welchen Weg sie geliefert wurden (Post oder E-Mail): 

• Versand einer Eingangsbestätigung an die Absender/innen. Falls Sie kein solches Schreiben erhalten sollten, bitten wir Sie, das SZKF zu kontaktieren, um zu klären, ob beim Versand ein Problem aufgetreten ist!
• Kodieren und Erfassen (bei Datenlieferung auf Papier) oder Einlesen (bei Datenlieferung in EDV-Form) der erhaltenen Angaben.
• Kohärenzprüfung bei den erfassten oder eingelesenen Daten; diese automatische Kontrolle dient vor allem dem Auffinden von Übertragungsfehlern bei den Koordinaten oder der Kodierung der vielen Felder, welche über die Art oder Informationsquelle Auskunft geben.
• Überprüfen der wissenschaftlichen Haltbarkeit der Informationen durch beauftragte Fachleute; im Zweifelsfalle (z.B. Art, die schwierig zu bestimmen ist oder ausserhalb ihres normalen Territoriums beobachtet wurde) wird der Datenlieferant gebeten, seine Meldung zu bestätigen; falls keine entsprechende Bestätigung erfolgen kann, wird die Meldung nicht berücksichtigt.
• Falls vom Datenlieferant gewünscht: Auszug und Rücksendung der gelieferten Daten in EDV-Form (Excel-Datei oder access-Datenbank).