Disposer d'une Base de Données fiable est une nécessité et un atout compte tenu des nombreuses possibilités d'utilisation et d'analyse qu'elle permet :

• réalisation de cartes de distribution réelles voire potentielles,
• analyses de la phénologie ou de la répartition altitudinale des espèces,
• calcul de tendances pour la révision de leur statut liste rouge,
• localisation de sites méritant des mesures de conservation particulières ou abritant des  espèces menacées par exemple,

La BdD du CSCF possède ainsi un champ « VALID » qui permet de documenter les démarches effectuées pour la validation des données enregistrées. Les différents codes utilisés ont la signification suivante :

• VALID  Null : donnée non encore traitée
• VALID= 1     : donnée qualifiée de sûre sans procédure particulière
• VALID= 2     : donnée pour laquelle une validation a été demandée et qui s'est révélée exacte
• VALID= 3     : donnée considérée comme incertaine après validation

Il est important de ne pas confondre les objectifs visés par cette procédure avec une mise en doute systématique des informations qui nous sont fournies par des tiers. Son objectif principal est, au contraire, de documenter les informations atypiques afin d'éviter que leur validité soit remise en doute dans le futur (démarche historique).

Le choix des situations méritant une validation est réalisé par les collaborateurs scientifiques du CSCF pour les Odonates, les Orthoptères, les Coléoptères xylophages, les Mollusques et les Rhopalocères et par le biais de spécialistes (pour la plupart responsables de projets) pour les autres groupes traités (par exemple Hyménoptères, Lépidoptères nocturnes,....).

Il ressort de ce qui précède que toute personne ayant fourni de l'information au CSCF, qu'elle soit spécialiste ou non, peut être appelée à apporter la preuve tangible de l'identification de l'une ou l'autre des espèces qu'elle a observée (description précise du spécimen et du biotope, documents photographiques, exemplaire en collections).

Le CSCF, si nécessaire avec l'aide de spécialistes, statuera ensuite de la manière suivante sur les éléments fournis :
-   s'ils sont convaincants, la donnée sera maintenue dans la BdD (VALID=2)
-   s'ils ne sont pas (suffisamment) convaincants, mais qu'une détermination correcte ne peut pas être exclue, la donnée sera considérée comme incertaine (VALID=3), dans le cas contraire, elle sera carrément supprimée.

Dans tous les cas, l'observateur à qui une demande de validation a été adressée, sera informé de la décision qui a été prise.

Pour les besoins publics, seules les données dont le code VALID=1 ou 2 sont diffusées par le CSCF.

Fichier des demandes de validations :

• Rhopalocères : validation_rhopalocera.pdf
• Odonates : validation_odonata.pdf
• Orthoptères: validation_orthoptera.pdf
• Coléoptères du bois: validation_coleo.pdf