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Travailler à distance

Travail à distance obligatoire

Du 18 janvier au 28 février 2021, le travail doit être réalisé à distance pour les personnes dont la nature de l’activité le permet. S’il y a des impossibilités, elles sont à discuter avec les responsables hiérarchiques. Les doyen-ne-s, directions d’instituts et chef-fe-s de service renseignent le Service des ressources humaines (SRH) sur les exceptions au travail à distance. Le SRH est habilité à demander qu’une personne pratique le travail à distance même si sa ou son responsable hiérarchique l’a autorisée à venir sur place. Une attention particulière est accordée aux personnes vulnérables au sens de l’annexe à l’ordonnance fédérale COVID 3 qui bénéficient en dernier recours d’un droit de congé si le travail à distance ou l’aménagement de leur place de travail n’offrent pas un degré de protection suffisant.

Les personnes qui travaillent depuis leur domicile ont le droit de venir ponctuellement sur leur lieu de travail, par exemple si elles ont besoin d’avoir accès à un document qu’elles ne peuvent pas consulter ou se procurer à distance.

Si deux personnes ne peuvent pas pratiquer le travail à distance et partagent le même bureau, la priorité est de planifier leur présence de manière à ce qu’elles alternent les jours de travail au bureau et à distance. Si ce n’est pas possible, le respect de la distance couplé à l’obligation de port du masque, qui est déjà la règle de longue date selon le plan de protection UniNE, est une option conforme aux dispositions fédérales.

L’accueil de personnes externes à la communauté universitaire sur le campus est interdit, sauf en cas de nécessité telle que dépannage, livraison, etc. Les réunions de plus de cinq personnes restent interdites et la visioconférence reste recommandée en-dessous de cinq personnes.

Le travail à distance nécessite d’avoir la disponibilité d’un ordinateur et d’une connexion internet. Plusieurs outils permettent d’utiliser sa boîte e-mail, d'avoir accès à son dossier personnel sur le serveur (\\home\votrenomdutilisateur$) ou aux serveurs partagés.

Les logiciels courants sont également à disposition des collaboratrices et collaborateurs gratuitement : suite office (Word, Excel), suite Adobe ou SAP.

Enfin, différents outils collaboratifs peuvent aider à gérer le travail d’équipe à distance, comme les serveurs partagés ou les vidéoconférences.

Les accès aux plateformes et logiciels proposés par l’UniNE se font avec son nom d’utilisatrice ou utilisateur et mot de passe personnel.

Matériel informatique et accès aux dossiers personnels stockés sur son ordinateur de bureau

  • Les personnes qui disposent d’un ordinateur portable professionnel peuvent l’utiliser depuis leur domicile.
  • Les personnes n’utilisant que les ordinateurs de bureau ne peuvent pas les déplacer vers leur domicile. Ces ordinateurs ne sont pas prévus pour être utilisés en dehors du réseau de l’université et sont dépourvus de connexion wifi. En revanche, ces ordinateurs peuvent être configurés par le SITEL, à la demande, pour une utilisation à distance depuis n’importe quel ordinateur disposant d’une installation VPN.
  • Le serveur RemoteApp permet également de travailler à distance et contient les logiciels courants. Il est accessible depuis n’importe quel ordinateur disposant d’une installation VPN.

Demande de support

Le campus est divisé en zones couvertes par des correspondants informatiques dédiés. Pour toutes questions et demande de support, veuillez contacter votre correspondant informatique.

Ci-dessous les explications pour:

  1. Avoir un accès simplifié à sa messagerie
  2. Avoir un accès simplifié à ses dossiers
  3. Accéder au réseau de l'UniNE (VPN)
  4. Accéder à la suite Office et d’autres logiciels spécifiques
  5. Organiser une séance par vidéoconférence​

 

1. Messagerie via Webmail

Accéder à ses e-mails avec Webmail

Le moyen le plus simple d’accéder à la messagerie (emails, contacts, calendrier, tâches) est d’utiliser Webmail. Il ne nécessite aucune installation et aucune connexion VPN. Il suffit d’un navigateur web.


2. Dossiers via Webacess

Accéder à ses e-mails et à ses dossiers avec Webaccess
Webaccess permet d'accéder à distance aux serveurs de l'Université de Neuchâtel depuis un navigateur internet.

Une fois que la connexion est faite, vous pouvez accéder à vos serveurs partagés :

 


3. Espace de travail via VPN​

Accéder à son espace de travail par le VPN 
Le Virtual Private Network (VPN), ou réseau privé virtuel en français, est un moyen de se connecter de manière sécurisée au réseau de l'UniNE depuis l'extérieur de l'Université. En vous connectant de cette manière, vous avez accès à votre espace de travail dans la même configuration que si vous êtes à votre poste de travail (sauf aux dossiers archivés en mode local sur votre bureau).

Il nécessite l’installation d’un logiciel spécifique: Cisco AnyConnect. Il peut par exemple être nécessaire pour l’utilisation des logiciels qui nécessitent un licence réseau.

Il permet aussi d’accéder à son serveur personnel (\\home\votrenomdutilisateur$) et à des serveurs partagés (serveur \\JAUNE\par_exemple). Il faut toutefois s’y connecter selon la marche à suivre spécifique à son ordinateur (PC ou MAC).

Une fois la connexion VPN activée, les membres du personnel ont automatiquement accès à :

  • un serveur personnel (\\home\votrenomdutilisateur$)
  • au dossier temporaire pour l'échange de fichiers (\\jaune\temporaire)
  • au dossier général de l'Université (\\jaune\unine_commun)

Ils peuvent également accéder à leurs serveurs partagés :

En raison de la charge exceptionnelle qu’il va y avoir sur cette solution ces prochains jours, nous vous demandons de l’utiliser avec parcimonie, pour permettre à tout le monde de l’utiliser quand c’est nécessaire. Lorsque vous en avez besoin, démarrez-le, utilisez-le pour par exemple télécharger vos documents, puis terminez votre session VPN.
 


4. Logiciels


La suite Office sur son ordinateur personnel
Si votre ordinateur privé ne dispose pas de la suite Microsoft Office, vous avez la possibilité, comme membre de l’UniNE, de disposer gratuitement de la suite Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.). Les applications Office sont aussi proposées pour les appareils mobiles

Lorsque Office est installé sur votre poste, vous pouvez utiliser le logiciel « Outlook » pour vous connecter à la messagerie de la même manière que celle utilisée sur votre poste de travail habituel à l’université. Il suffit de configurer Outlook en mode Exchange.


Utiliser des logiciels spécifiques à distance
Les logiciels de la suite Adobe, comme Photoshop, Illustrator ou Indesign et d’autres logiciels (ArcGis, Matlab, SAP, SSPS, stata, etc.) peuvent être utilisés à distance via RemoteApp, sans avoir besoin d’être installés sur un ordinateur personnel. Il faut d’abord installer RemotApp, puis accéder à https://myapp.unine.ch/.


5. Organiser une vidéoconférence​

Il existe différents types d’outils pour réaliser des vidéoconférences en direct, qu’il s’agisse d’une réunion de travail ou d’un enseignement participatif. Les systèmes Webex et Jitsi Meet sont recommandés.

Contact SITEL

Le campus est divisé en zones couvertes par des correspondants informatiques dédiés


Hotline SITEL

En cas d'absence de votre correspondant, contacter la Hotline

Installer le VPN

Le VPN permet de se connecter à distance au réseau de l'UniNE  L'installation d'un logiciel Cisco AnyConnect VPN Client est nécessaire.
 

Mode d'emploi

Contenu mis à jour le 22.02.2021